I.- SISTEMA INTERN D’INFORMACIÓ

Us donem la benvinguda al sistema intern d’informació del Grup Vilar Riba, format per les empreses VILAR RIBA SAP, VILAR RIBA LEGAL SLUP, VIR AUDIT SLP, VILAR RIBA DATYA SL., VILAR RIBA & FABRA SLP I VRB LABORAL SL..

En compliment de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, les empreses del Grup Vilar Riba fan constar que compten amb un Sistema Intern d´Informació, essent-ne VILAR RIBA LEGAL SLUP la responsable del tractament de les dades personals de conformitat amb el que disposa la legislació vigent en aquest àmbit.

Amb la finalitat d’enfortir la cultura de la informació i de les infraestructures d’integritat del Grup i de fomentar la cultura de la comunicació com a mecanisme de prevenció d’accions o omissions que puguin ser constitutives d’infraccions en l’àmbit del Dret de la UE, infraccions penals o administratives greus o molt greus, així com infraccions laborals en l’àmbit de seguretat i salut en el treball, el Grup compta amb una persona Responsable de Compliment Penal (RCP), que ha estat nomenada, també, persona Responsable del Sistema Intern d’Informació (RSIIF). Aquesta persona RCP/RSIIF és, actualment, el responsable de l´àrea processal del Grup[1].

Les referides informacions poden fer-se arribar per qualsevol dels següents mitjans a l´RCP/RSIIF:

–        Correu electrònic a la direcció: canaletic@vilarriba.com

–        Correu ordinari a l’adreça: Carrer Solsona, número 2, de Vic (Barcelona); a l’atenció de la persona RCP/RSIIF.

–        Mitjançant escrit lliurat a la persona RCP/RSIIF.

–        En conversa telefònica amb la persona RCP/RSIIF, al telèfon 938833212.

–        Sol·licitant visita presencial amb la persona RCP/RSIIF, en el termini màxim de set dies.

Les informacions verbals recollides a través de trucada telefònica o visita presencial, hauran de documentar-se d’alguna de les maneres següents, previ consentiment de la persona informant:

a)     mitjançant una gravació de la conversa en un format segur, durador i accessible, o

(*) S’advertirà a la persona informant que la comunicació serà gravada i se l’informarà del tractament de les seves dades d’acord amb el que estableix el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016.

b)    a través d’una transcripció completa i exacta de la conversa realitzada pel personal responsable de tractar-la.

(*) Sens perjudici dels drets que li corresponen d’acord amb la normativa sobre protecció de dades, s’oferirà a la persona informant l’oportunitat de comprovar, rectificar i acceptar mitjançant la seva signatura la transcripció de la conversa.

El Sistema Intern d’Informació del Grup compleix amb els requisits de l’article 5.2 de la Llei 2/2023:

a).- Permet que les persones a qui aplica la mencionada Llei (article 3) puguin comunicar informacions, per diversos mitjans, sobre les infraccions previstes en el seu article 2.

b).- Es gestiona de forma segura, garantint que les comunicacions puguin tractar-se de forma efectiva dins la organització, així com la confidencialitat de la identitat de la persona informant i de qualsevol tercera persona mencionada a la comunicació i de les actuacions que es desenvolupin en la gestió i tramitació de la mateixa, així com la protecció de dades, impedint l’accés de personal no autoritzat.

c).- Compta amb un Protocol que estableix garanties per la protecció de les persones informants:

–        Justificant de recepció en el termini de set dies naturals següents a la recepció de la informació.

–        Termini màxim de tres mesos per donar resposta a les actuacions de la investigació, en els termes de l’article 9 de la Llei de referència, complimentant i custodiant de forma diligent un Llibre-Registre d’Informacions.

–        Possibilitat de mantenir la comunicació amb la persona informant.

–        Establiment del dret de la persona afectada a que se l’informi de les accions o omissions que se li atribueixen i a ser escoltada.

–        Garantia de confidencialitat quan la comunicació sigui remesa per canals de denúncia que no siguin els establerts o a personal no responsable del seu tractament, així com l’obligació de que la persona que la rebi, la remeti immediatament a la persona RCP/RSIIF.

–        Respecte a la presumpció d’innocència i a l’honor de les persones afectades.

–        Respecte a les disposicions sobre Protecció de Dades (Títol VI Llei de referència).

–        Compromís de remissió de la informació la Ministeri Fiscal amb caràcter immediat, quan els fets poguessin ser indiciàriament constitutius de delicte.

II.- TRACTAMENT DE DADES PERSONALS

VILAR RIBA LEGAL, SLUP tractarà les dades personals incloses en les comunicacions que es rebin i quedin emparades per la Llei 2/2023, com a responsable del tractament, amb la finalitat de poder gestionar-les i iniciar, si s’escau, el procediment d’investigació corresponent i adoptar les mesures correctores que, si s’escau, procedeixin.

La base jurídica del tractament serà el compliment d’una obligació legal, derivada de la Llei 2/2023. Si la comunicació conté dades de caràcter especial, aquestes només es tractaran quan resulti estrictament necessari per a l’adopció de mesures correctores i/o l’inici del procediment d’investigació corresponent i/o la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, si s’escau, procedeixin de conformitat amb la legislació vigent i, en aquests casos, la base jurídica serà l’interès públic essencial. El tractament de les dades personals serà indispensable quan sense elles no es puguin complir els objectius i les obligacions que estipula la Llei 2/2023.

Les dades personals podran ser tractades i cedides pel personal de Grup Vilar Riba autoritzat per a això únicament quan resulti necessari per a la recerca d’infraccions en l’àmbit del Dret de la Unió Europea, infraccions penals o administratives greus o molt greus, així com infraccions laborals en l’àmbit de seguretat i salut en el treball, per a l’adopció de mesures correctores, o bé per a la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, si s’escau, procedeixin. Així mateix, les dades personals podran ser comunicades a tercers en cas d’obligació legal, i podran ser comunicades a l’autoritat judicial, al Ministeri Fiscal o a l’ autoritat administrativa competent en el marc de l’esmentada investigació.

Les dades personals es conservaran el temps imprescindible per decidir sobre la procedència d’iniciar una investigació sobre els fets informats. En cas que fos oportú adoptar mesures correctores, les dades es conservaran durant tot el temps que duri l’aplicació d’ aquestes mesures. D’altra banda, en el supòsit que fos necessari iniciar la tramitació de procediments sancionadors o penals, les dades es conservaran durant tot el termini que duri el procediment sancionador o penal.

En tot cas, si la decisió sobre la procedència d’iniciar una investigació sobre els fets informats no s’adoptés en un termini de tres mesos, les dades personals contingudes en la comunicació es suprimiran, excepte aquelles dades que sigui estrictament necessàries que es conservin bloquejades per mantenir evidència del funcionament del SIIF de conformitat amb la Llei 2/2023.

També seran suprimides aquelles dades personals que revelin conductes que no estan incloses en l’àmbit d’aplicació de la Llei 2/2023, així com aquelles dades personals no considerades veraces, a excepció que aquesta falta de veracitat pugui constituir un il·lícit penal, cas en el qual es guardarà la informació pel temps necessari durant el qual es tramiti el procediment judicial.

Finalment, es fa constar que en qualsevol moment la persona comunicant podrà demanar al responsable del tractament, l’accés a les seves dades personals, la seva rectificació o supressió, o la limitació del seu tractament, o oposar-se, així com el dret a la portabilitat de les dades, enviant un escrit al domicili postal Carrer Solsona, número 2, de Vic (Barcelona) o al correu electrònic lopd@vilarriba.com. En cas de disconformitat amb el tractament de les seves dades, podrà presentar una reclamació davant l’Agència Espanyola de Protecció de Dades, organisme que ostenta l’autoritat de control en la matèria, ubicada al C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).

III.- NO REPRESÀLIA

Les empreses del Grup Vilar Riba es comprometen, respectivament i expressament, a no portar a terme actes constitutius de represàlia, incloses amenaces o temptatives de represàlia contra les persones que presentin una comunicació de bona fe conforme al previst a la Llei 2/2023, i a aplicar mesures de protecció durant la tramitació d’un expedient, respecte de les persones afectades per una possible comunicació.

IV.- EXEMPCIÓ I ATENUACIÓ DE LA SANCIÓ

S’informa als efectes oportuns que, de conformitat amb el que disposa la Llei 2/2023, quan la persona que hagués participat en la comissió de la infracció administrativa objecte de la informació sigui la que informi de la seva existència mitjançant la presentació de la informació (i sempre que aquesta hagués estat presentada amb anterioritat a què hagués estat notificada la incoació del procediment d’investigació o sancionador), l’òrgan competent per resoldre el procediment, mitjançant resolució motivada, podrà eximir a la mencionada persona del compliment de la sanció administrativa que li correspongués sempre que resultin acreditats els extrems esmentats en l’article 40 de la Llei de referència.

(**) Si bé, sempre que sigui possible, el Canal Intern d’Informació serà la via de comunicació preferent, les comunicacions emparades per la Llei 2/2023 podran remetre’s en el seu cas, quan l’objecte i gravetat de la situació així ho requereixi i l’informant ho cregui oportú, a l‘Autoritat Independent de Protecció de l’Informant (Oficina Antifrau de Catalunya en l’àmbit de la CA de Catalunya), al Ministeri Fiscal, a la Fiscalia Europea, o a l´òrgan en cada cas competent, segons correspongui.